New Collaboration Manager version released for SharePoint Online – May 2017

We are happy to announce a new Version of the Collaboration Manager for Office 365 or more specifically for SharePoint Online. The new version has been released today (12.05.2017), please contact support if you experience any issues with it.

What is new?

  • Support of BindTuning themes.

What was fixed?

  • Bug in the provisioning of SharePoint Designer 2013.
  • Process of generating sub site URL’s.

Thanks for your patience while we did the release. We want you to have the best possible online experience and sometimes that means we need to perform maintenance activities. Our priority is always the health of your solution.

Collaboration Manager 365 supports BindTuning themes

The Collaboration Manager 365 (CM365) supports now the provisioning of BindTuning themes. You can easily activate and configure your BindTuning theme in our SharePoint template. Finally, you just have to save the template. Now your template includes the BindTuning theme and you can create workspaces from it!

Let me show you how to do that:

1. Activate the BindTuning theme in the Solution Gallery of your CM365 template.

Activate BindTuning theme

2. Configure the settings for the BindTuning theme.

Navigate to the BindTuning settings page and configure your BindTuning theme.

Navigate to BindTuning settings page.

In this example, I configured tokens that will be added to the page footer.

Configured BindTuning tokens

3. Save the template.

Navigate to the Template list and save the template.

Save the Collaboration Manager template

4. Create workspaces based on your CM365 template.

Go to the Workspaces list and create a new list item based on your template which contains the BindTuning theme.

Create workspace based on BindTuning theme

As you can see, the Collaboration Manager 365 has imported your BindTuning theme with all settings.

Provisioned workspace with BindTuning theme

Jetzt upgraden – Collaboration Manager 365 v1 abgekündigt zum 31.12.2016

Seit einigen Monaten ist die Version 2 unserer beliebten Selfservice Site Provisioning Lösung verfügbar. Durch die Version 2 ergeben sich zum einen die folgenden Neuerungen

Zusammenfassung ESPC16

Hier eine Zusammenfassung der zweigrößten SharePoint und Office 365 Messe weltweit – kurz ESPC16. Auf Twitter kann man hierzu recht viel unter dem Hashtag #ESPC16 finden.
Dieses Jahr war die Konferenz in Wien, Österreich im Austria Center. Rund 1.200 Teilnehmer aus aller Welt haben an der mehrtägigen Veranstaltung teilgenommen, darunter viele hochkarätige Personen von Microsoft und Microsoft Partnern. Pre-Konferenz mit ganztägigen Vorträgen am 14.11, normale Konferenztage vom 15. – 17.11.… read more

Workflow Integration in Collaboration Manager

Der Collaboration Manager lässt sich mit Workflow Engines integrieren. Das macht Sinn, damit Sie Ihre Business Logik in der Provisionierung abbilden können. Genauer gesagt unterstützt ein Workflow in den Schritten Antrag, Genehmigung und Generierung. In der standardmäßigen Konfiguration, provisioniert der Collaboration Manager direkt nach dem Erstellen eines neuen Listeintrages in der Workspace Liste.
clip_image001

Collaboration Manager Provisionierung auf manuell stellen Site Collection Collaboration Manager aufrufen – Site Settings – Collaboration Manager – Workspace Creation auf manuell “Workspace creation by custom workflow or web service” stellen.

Welche Workflows werden unterstützt:

  • SharePoint 2010 Workflow Engine mit SharePoint Designer (und damit SP 2010 / 2013)
  • Nintex
  • K2

In diesem Artikel beschreibe ich die Einrichtung der Workflows. Nun können Sie z.B. ein Freigabeworkflow bauen, der entscheidende Schritt am Ende ist es, dem Collaboration Manager anzustoßen, damit der Workspace erstellt wird. Dies erfolgt durch den Aufruf eines Web Service. Damit in einem SharePoint 2010 Workflow ein Web Service aufgerufen werden kann, liefern wir eine extra Solution aus, die im SharePoint Designer eine weitere Aktion hinzufügt.

SharePoint Designer

Solution herunterladen: https://onedrive.live.com/?authkey=%21ACwmDW6i%5FjMjGH4&id=16C2CFEB0F28406C%21206&cid=16C2CFEB0F28406C Solution installieren: Solutions2Share.Solutions.WorkflowActivities2013.wsp

001

Add-SPSolution -LitheralPath C:installSolutions2Share.Solutions.WorkflowActivities2013.wsp | Install-SPSolution -GACDeployment -WebApplication ‘<url of CM Web Application>’

Site Collection Feature aktivieren:

  • Workflows
  • Solutions2Share – Workflow Designer Workflow Actions

clip_image002
Anschließend können Sie den SharePoint Designer 2013 starten und sich mit der Site Collection, auf der der Collaboration Manager installiert ist, öffnen. Anschließend wählen Sie aus dem Ribbon ein neuen Workflow. Wählen Sie bei Plattform “SharePoint 2010” Workflow.
clip_image003
Sofern der SharePoint Designer Workflow Action Solution hinzugefügt und aktiviert wurde, steht als benutzerdefinierte Aktion “Call a Webservice” zur Verfügung.  Als Adresse für den Web Service Aufruf verwenden Sie bitte die URL zur Collaboratio Manager Site Collection im Format <URL Web Application>/<Managed Path>/<Site Collection>/_layouts/15/Solutions2Share/CM/CMService.asmx z.B.: http://portal.contoso.com/sites/selfservice/_layouts/15/Solutions2Share/CM/CMService.asmx Sie können die Seite direkt im Browser öffnen um korrekte URL zu testen.

  • SOAP 1.1
  • Action = Leer
  • Als Parameter bzw. SOAP Request geben Sie ein XML an, das wie folgt aussieht. Sie können einige Optionen per Variable ausfüllen lassen:
<?xml version=”1.0″ encoding=”utf-8″?>
<soap:Envelope xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance” xmlns:soap=”http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/”>
  <soap:Body>
    <CreateWorkspaceFromTemplate xmlns=”http://tempuri.org”>
      <siteurl xmlns=”http://tempuri.org”>{Common:WebUrl}</siteurl>
      <SiteTitle xmlns=”http://tempuri.org”>{ItemProperty:Title}</SiteTitle>
      <lcid xmlns=”http://tempuri.org”>0</lcid>
      <ownerid xmlns=”http://tempuri.org”>1</ownerid>
      <workspacelistitemid xmlns=”http://tempuri.org”>{WorkflowVariable:ItemID}</workspacelistitemid>

 

    </CreateWorkspaceFromTemplate>
  </soap:Body>
</soap:Envelope>

Eine genaue Beschreibung der Parameter ist hier im Installationsordner unter “DocumentationCollaboration_Manager_2013_WebService.pdf” – hier die wichtigsten Optionen:

  • Siteurl = URL zur Collaboration Manager Website
  • Site Title = Der Titel, der anzulegenden Website, hier macht es Sinn das per Variable auszulesen
  • Lcid = Sprache der Zielseite
  •     0 = Sprache der CM Site Collection,
  •     1033 = Englisch,
  •     1031 = Deutsch
  • Owner ID = Site Collection Administrator, dies muss in Form einer ID des Benutzer aus der Collaboration Manager Site Collection abgerufen werden, z.B. indem ich einen Benutzer in die CM Site Collection hinzufüge, die ID aus der URL auslese und hier dann statisch hinterlege.
  • Workspacelistitemid = ID des Listeintrages in der Workspace Liste, das angelegt werden soll.
  • User ID und Kennwort, hier muss der SharePoint Farm Account angegeben werden.

clip_image004

Nintex

Stellen Sie sicher, dass auf der Collaboration Manager Site Collection Nintex Workflows aktiviert sind. Anschließend erstellen Sie einen neuen Nintex Workflow. Fügen Sie eine weitere Action “Call a web service” hinzu.  Als Adresse für den Web Service Aufruf verwenden Sie bitte die URL zur Collaboratio Manager Site Collection im Format <URL Web Application>/<Managed Path>/<Site Collection>/_layouts/15/Solutions2Share/CM/CMService.asmx z.B.: http://portal.contoso.com/sites/selfservice/_layouts/15/Solutions2Share/CM/CMService.asmx Sie können die Seite direkt im Browser öffnen um korrekte URL zu testen.  Melden Sie sich mit dem SharePoint Farm Account an und klicken auf “Refresh”. Anschließen wählen Sie als Funktion CreateWorkspacefromTemplate aus. Editor mode: SOAP builder clip_image005

Die Variablen können Sie analog zum Abschnitt SharePoint Designer ausfüllen. Da das Erstellen einer Site Collection meist länger als eine Minute dauert, kann es passiert es oft, dass SharePoint den Workflow mit einem “Timeout” abbricht – dadurch wird ein Fehler erzeugt der unnötig ist. Im Nintex Workflow muss man dazu in der Fehlerbehandlung einfach einstellen, Fehler abfangen / weiter behandeln (wie im vorherigen Screenshot, etwas weiter unten).

SharePoint Konferenz Wien

DSCF4372

This week there was the SharePoint Conference in Wien, Austria. On Monday, the start was with three full-day workshops, Tuesday and Wednesday were days of the conference with six tracks. There were again many well-known speakers from the SharePoint community there.

DSCF4401  DSCF4394

Of course we were again as sponsor with it and have presented our new product “Collaboration Manager” for Office 365. Many people and consulting company was impressed with the progress of the migration to the cloud and have expressed interest.

Here are some pictures from the conference:

DSCF4373  DSCF4404

DSCF4400  DSCF4399

SharePoint and Third Party Tools in the SharePoint Podcast 288

Speak German? In the actual SharePoint Podcast from Michael Greth Christian Groß talks with Dennis Hobmeier from AvePoint and Patrick Hosch from Nintex about using Third Party Tools in SharePoint.

Topics:

  • Self-Service site provisiong with approval and archiving
  • Collaboration between manufacturer
  • Cloud and the new app model
  • Interfaces and compatibility

SPPD288-512

Christian Groß, Patrick Hosch, Dennis Hobmeier

Link to podcast:
http://sharepointpodcast.de/2014/01/27/sppd288-talk-third-party-tools-fuer-sharepoint/

Collaboration Manager in the “SharePoint Sendung”

Speak German? In the newest episode of the SharePoint Sendung we demonstrate the main functionality of the Collaboration Manager.

SharePoint Sendung #4

http://diesharepointsendung.de/2013/12/05/sps04-wandel-in-unternehmen/